Современная методология системного подхода в теории менеджмента

Применяя системный подход к изучению теории менеджмента, мы имеем дело с давно открытыми идеями — у них богатая генеалогия.

Впервые идея системного подхода была сформулирована русским ученым врачом, философом и экономистом А. А. Богдановым в 1912–1928 годах в работе «Всеобщая организационная наука (тектология)».

Александр Богданов развил теорию тектологии, или науку об универсальной организации, что предзнаменовало использование общей теории систем и многих подобных концепций современными теоретиками систем.

Позже эта идея была возрождена Л. фон Берталанфи в работе «Общая теория систем». Однако использование системного подхода не стало общепринятой моделью для специалистов в области теории менеджмента до относительно недавнего времени. Толчком к системному мышлению послужило описание Скоттом в 1961 году взаимоотношений между ОТС и теорией организации.

Много интересных и оригинальных моделей в области теории и практики организации систем и системного подхода предложено русскими учеными в сборниках «Организация и управление» под редакцией акад. А. И. Берга (1968); «Проблемы методологии системного исследования» (1972); в серии работ М. И. Сетрова, В. Г. Афанасьева и др. Среди зарубежных работ в этой области выделяется вышедшая в 1971 году книга американских специалистов Р. Джонсона, Ф. Каста, Д. Розенцвейга «Системы и руководства» и опубликованная в 1981 году книга Дж. Гига «Прикладная общая теория систем».

Основная задача концепции системного подхода состоит в том, чтобы, опираясь на понимание системы как комплекса взаимосвязанных элементов (частей), найти совокупность законов и принципов, объясняющих поведение, функционирование и развитие систем разных классов.

Системный подход тесно связан с общей теорией систем. Он заимствует у нее категорию систем и ряд других положений, однако остается самостоятельной областью научных знаний. Приведем принятое в специальной литературе определение этой категории и научного направления применительно к социальным системам.

Системный подход в теории менеджмента — это:

· концентрация внимания на целостности структур организации;

· взаимозависимость частей организации, работающих ради одной цели;

· ориентация организации на конечные результаты деятельности фирмы в условиях быстро меняющейся внешней среды.

Системный подход является методологией анализа и синтеза объектов природы, науки и техники, организационных и производственных комплексов как систем. Он позволяет научно обоснованно решать задачи оптимизации структуры и функционирования больших и сложных систем. Рассмотрим сущность системного подхода на примере построения систем.

Логика построения базовой структурообразующей модели организации. Формирование и развитие структуры любой организации представляет собой специфический бизнес-процесс, которым нужно управлять.

Организационная структура системы имеет многоцелевую направленность: устанавливает и усиливает взаимосвязь, взаимодействие между работниками организации и подразделениями; формирует благоприятный психологический климат в организации; обеспечивает ротацию и обучение, предоставляет ценностные ориентиры для деятельности работников и др.

Остановимся на аспектах системного подхода, позволяющих научно обоснованно решать задачи оптимизации структуры и функционирования и развития больших и сложных систем. Исходя из сущности понятия «система» (взаимосвязь, целостность и взаимодействие), выделяют три определяющих аспекта системного подхода: функциональный, элементный и организационный, составляющих логику структурообразующей модели организации (рис. 3.3.).

Функциональный аспект состоит в определении состава функций-задач, которые должна выполнять система и соответствующие обособленные подсистемы последней. В основе реализации этого аспекта лежит построение дерева целей системы, вершиной которого является главная цель, а ветвями — локальные (обеспечивающие) цели, реализация которых обеспечивает достижение главной цели.

Поскольку достижение любой цели предполагает определенные действия, то каждая цель фактически достигается посредством реализации некоторой функции-задачи, а дерево целей представляет собой фактически еще более разветвленное дерево функций-задач.

Совокупность функций-задач, ориентированная на реализацию конкретной программы (цели), товары, рынок или покупателя, в дальнейшем позволяет сформировать базовые блоки (подразделения) любой структуры.

Элементный аспект предусматривает выделение в системе определенного набора элементов необходимого для реализации конкретных функций-задач. При этом происходит движение по дереву функций-задач снизу вверх: на самом нижнем уровне, как правило, определяются исполнители. По мере движения они объединяются в целевые группы специалистов и команды, предполагающие наличие руководителей и соответствующих видов элементного обеспечения: правового, финансового, технического и т. п.

Организационный аспект устанавливает структуру системы, ясную и точную цель для каждой структурной части, формирует состав и содержание связей между элементами системы. Наличие структуры организации, объединяющей элементы в единое целостное образование, определяющей правила и направленность взаимодействия элементов системы, является необходимым условием существования объекта. [98]

Рис. 3.3. Базовая модель формирования и развития системы.

Обеспечение взаимосвязи и единства указанных трех аспектов системного подхода при формировании системы и ее структурных частей позволяет упорядочить и упростить структуру объекта, достичь целостности частей и обеспечить приобретение ими качественно новых свойств и характеристик. В результате реализации этого подхода создаются предпосылки для эффективного управления организацией.

При проектировании и функционировании систем, процессов и их моделей требуется:

1) правильно определить цель и критерий эффективности их достижения;

2) обеспечить целостность состава элементов для достижения заданной цели;

3) установить план функционирования, определяющий порядок взаимодействия элементов для реализации функций по достижению заданной цели;

4) в зависимости от постановленной цели сформулировать состав функциональных, элементных и организационных частей с нахождением оптимального соотношения между указанными тремя составляющими подсистемами как в объекте (управляемой части), так и в субъекте управляющей части системы;

5) в реальной системе или ее модели помимо целостности должен соблюдаться принцип замкнутости контура прямой и обратной связи.

Таким образом, процесс формирования и развития организационной структуры должен быть осуществлен на основе системного подхода. Базовая модель формирования и развития организационной структуры должна отражать три взаимосвязанных аспекта системного подхода: функциональный, элементный и организационный.

Все аспекты системного подхода к формированию и развитию структуры организации должны ориентироваться и способствовать достижению главной ее цели.

На организацию оказывают влияние различные возмущающие воздействия. Они могут быть направлены как на объект, так и на субъект управления. Следовательно, важнейшим моментом является снижение и ограничение их влияния через повышение адаптации структуры системы к изменяющимся условиям.

На организационную структуру оказывают влияние множество факторов внутренней и внешней среды.

Основные факторы внешней среды: деловые партнеры; конкуренты; акционеры и собственники; инвесторы; законодательные акты; международная и внутренняя политическая, экономическая, социальная ситуации; научно-технический прогресс.

Факторы внутренней среды: личность руководителя; размер и сфера деятельности организации; уровень образования и квалификации работников; располагаемые ресурсы; технология.

Процесс формирования и развития организационной структуры системы представляет собой комплексный процесс, который должен осуществляться в определенной последовательности. Технология формирования и развития структуры организации (то есть состав, содержание и последовательность работ по формированию структуры системы) представлена в виде блок-схемы на рис. 3.4.

Данная блок-схема динамична и позволяет изменять, развивать организационную структуру системы в процессе ее существования, обеспечивает в полной мере самоорганизацию социально-экономической системы: из схемы видно, что для осуществления процесса формирования и развития структуры системы не требуется существенной поддержки извне; весь процесс может быть осуществлен за счет внутренних ресурсов.

Технология формирования и развития организационной структуры системы предусматривает анализ факторов внешней и внутренней среды, оказывающих на нее влияние. Необходимость проведения такого анализа обуславливается тем, что отсутствие учета силы и характера воздействия основных факторов может привести к неэффективности мероприятий по формированию и развитию организационной структуры системы.

Рис. 3.4. Блок-схема формирования и развития (совершенствования) организационной структуры системы

Разработанная на основе системного подхода базовая модель формирования и развития организационной структуры системы позволяет четко очертить круг функций-задач системы; создать в организации эффективную структуру, реализующую функции-задачи; определить необходимое оптимальное элементное обеспечение, усовершенствовать и создать новые связи и отношения между элементами организации.

Структурно-информационная модель управляемой и управляющей части системы приведена на рис. 3.5. Последовательность взаимосвязей частей на стадии проектирования новой системы (объекта) или на стадиях планирования и управления действующей системой показаны на схеме цифрами.

Возможны и другие аспекты системного подхода: интегративный, предусматривающий изучение основных факторов формирования системы и ее функционирования; коммуникационный, заключающийся в рассмотрении внешних связей системы и факторов, оказывающих на нее возмущающее воздействие.

Рис. 3.5. Структурно-информационная модель системы:

Важно, однако, подчеркнуть, что независимо от избираемого варианта членения системного подхода к совокупности аспектов требуется подходить как к системе. В противном случае, например при абсолютизации роли одного из них, могут быть нарушены целостность и единство самого системного подхода.

Применительно к организационному аспекту следует иметь в виду, что любая организация обычно рассматривается в двух основных аспектах: пространственном и временном. С организационной точки зрения это означает выделение в системе двух видов структуры: экстенсивной и интенсивной.

Любую подлинную систему, механическую, биологическую или социальную, характеризует взаимозависимость частей. Вся система не обязательно улучшается, если одна ее функция или часть совершенствуется, становится более эффективной. Эффект может быть обратным: возможно серьезное повреждение и даже разрушение системы. В некоторых случаях, чтобы усилить систему, требуется ослабить ее часть — сделать ее менее точной или менее эффективной. Например, в целях повышения надежности проектируемых производственных систем коэффициент загрузки оборудования должен быть меньше единицы на величину необходимого резерва (10–15%). В любой системе важна работа целого: это результат роста и динамического равновесия, приспособления и интеграции, а не простой технической эффективности.

Изначальный же недостаток подходов различных школ теории управления заключается в том, что они сосредотачивают внимание только на одном каком-то важном элементе, а не рассматривают эффективность системы как результирующую, зависящую от многих различных факторов. В этом принципиальное отличие современного системного подхода к теории менеджмента. Таким образом, системный подход — это не есть набор каких-то руководств или принципов для специалистов в области теории менеджмента, это способ мышления по отношению к управлению. Именно поэтому теория систем помогла интегрировать вклады всех школ, которые в разное время доминировали в теории и практике организации.

Исходные положения теории системной организации представляет собой:

1. Организация (предприятие, фирма, корпорация) систему. Как и в биологическом организме, в организации все части ее взаимосвязаны.

2. Подсистемы являются индивидуальными частями, составляющими целую организацию. Каждая подсистема есть часть системы, которая, в свою очередь, может быть подсистемой для системы более высокого порядка. Например, подсистема «участок» есть часть системы «цех», а «цех», в свою очередь, является подсистемой, входящей в систему «предприятие».

3. Синергия означает концепцию, по которой целое является бóльшим, чем сумма его частей. Синергия делает упор на взаимозависимость среди всех частей организации. В отношении бизнеса это значит, что отдельные подразделения внутри организации являются более активными, когда они кооперируются и взаимодействуют, чем когда они действуют независимо.

4. Организация представляет собой открытую систему, то есть она взаимодействует с внешней средой, и задача состоит в том, чтобы определить оптимальную степень активности.

5. Границы являются точками, в которых организация встречается с внешним окружением. Для большинства организаций граница между самой фирмой и внешним окружением постоянно изменяется, например меняются источники сырья, рабочей силы, технического перевооружения, рынков сбыта и т. п.

6. Поток есть движение материальных, информационных, энергетических потоков и человеческой энергии в системе. В организацию поступает сырье, комплектующие, а выходит готовая продукция и услуги.

7. Обратная связь – это процесс получения информации о различных системах, для того чтобы определить их состояние и вносить коррективы, осуществлять регулирование. Например, на основании учетных данных о ходе производства осуществлять функцию оперативного регулирования по отклонениям от плана.

8. В русле системного подхода в менеджменте 60–80-х гг. развилась одна из наиболее известных концепций этого времени — концепция организационного поведения.

Организационное поведение — это область знаний, ориентированная в сторону лучшего понимания человеческого поведения, и использование этого знания с целью помочь людям более продуктивно осуществлять свои обязанности в организациях и получать от этого большее удовлетворение. Основные ценности, характеризующие концепцию организационного поведения, состоят в следующем:

· акцент на установлении причинно-следственных связей при изучении поведения индивида;

· влияние процесса обучения на изменение поведения индивида;

· гуманистический подход к человеку (без насилия);

· забота об организационной эффективности;

· стремление полагаться на эмпирические (опытные) исследования и научный метод.

Обеспечивая понимание, как и почему индивидуумы и группы ведут себя, организационное поведение подготавливает людей стать лучшими служащими и менеджерами. Основная идея, проходящая через концепцию организационного поведения, заключается в том, что поведение людей вызывается одновременно их собственными личными характеристиками и окружающей средой, в которой они находятся.

Все изложенное выше позволяет сделать выводы о том, что теория систем обеспечила теорию менеджмента основой для интеграции концепций, разработанных и предложенных более ранними школами. Однако теория систем сама по себе еще не говорит, какие же элементы организации как системы особенно важны. Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на эффективность управления. Очевидно, что руководители должны знать структуру переменных организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Это определение переменных и их влияние на эффективность организации — основной вклад ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.

Поиск по сайту: