Создание форм и отчетов

Создание форм

Формы обеспечивают возможность просмотра отдельных или небольших групп связанных записей в упорядоченном и привлекательном виде. Формы MS Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных.

Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет и заливку. В форму можно помещать вычисляемые поля. OLE-обьекты можно увидеть только в форме или отчете. В форме намного проще работать с большими текстами поля типа МЕМО в текстовом окне с полосами прокрутки.

Форма строится на основе Access-таблицы или запроса. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах.

Формы могут быть выведены на экран в следующих видах: режим конструктора, режим формы, режим таблицы, режим макета, сводная таблица и сводная диаграмма. Для перехода из одного режима в другой используются команды Главная/Режимы/Режим.

В формах можно добавлять и удалять записи. Для этого выполняется команды: Главная/Записи/Создать и Главная/Записи/Удалить.

MS Access предоставляет следующие способы создания форм: автоматическое создание простой и разделенной формы, создание формы с использованием Мастера форм (он задает пользователю вопросы о структуре и оформлению формы), самостоятельное создание форм с помощью Конструктора форм.

В созданных формах можно в режиме Конструктора форм изменять свойства, добавлять и удалять элементы управления.

Упражнение 19

Создание простой формы.

1. Для создания простой формы следует сначала выделить имя таблицы (например, таблица «Заказы») или запроса, на основе которого создается простая форма. Далее надо выполнить команду Создание/Формы/Форма, сохранить созданную форму под любым именем и щелкнуть по кнопке ОК. (В этой форме одновременно отображается только одна запись).

Создание разделенной формы.

2. Разделенная форма позволяет быстро найти запись с помощью табличной части формы, а затем просмотреть или изменить запись в другой части формы.

3. Для создания разделенной формы выделяется необходимая таблица или запрос и выполняется команда Создать/ Формы/Другие формы/ Разделенная форма. Созданная форма сохраняется под любым именем.

Создание формы с помощью Мастера форм.

4. Выделить нужную таблицу или запрос и выполнить команду Создание/ Формы/ Мастер форм. (Мастер форм предоставляет возможность выбрать новое имя таблицы или запроса, либо оставить выбранную ранее).

5. В открывшемся диалоговом окне Создание форм в поле Таблицы и запросы выберите нужную таблицу или запрос. В списке Доступные поля требуется выбрать те, которые должны быть в форме и щелкнуть по кнопке Далее.

6. В следующем окне выберите внешний вид формыи щелкните по кнопке Далее. В следующем окне Мастер форм предоставляет возможность ввести название полученной формы, после чего предлагается щелкнуть по кнопке Готово.

Создание формы с помощью Конструктора форм.

7. Создание формы с помощью Конструктора форм осуществляется по команде: Создание/Формы/Конструктор форм. Появится окно новой формы. Если форма создается на основе таблицы, то выберите имя таблицы, являющейся источником данных формы.

8. При открытии окно конструктора Форма содержит одну область — область данных. Форма может содержать области заголовка и примечания. Для добавления этих областей используется команда Конструктор/Колонтитулы/Заголовок.

9. Выполните команду Конструктор/Сервис/Страница свойств. В Окне свойств в раскрывающемся списке поля Тип выделенного элемента выберите Форма.

10. На вкладке Данные в строке Источник записей открыть список для выбора таблицы или запроса, на основе которых будет строиться форма (Например, таблица Оптовые покупатели). Для добавления полей в форму выполняется команда Конструктор/Сервис/Добавить поля (открывается окно Список полей выбранной таблицы или запроса).

11. Перетащить нужные поля в форму. В результате перетаскивания поля в форме появляется элемент управления, в котором отобразится имя поля таблицы. В присоединенной надписи будет использовано значение из свойства поля Подпись, определенное при конструировании таблицы. В случае, когда нет необходимости в выводе надписи поля рядом с самим полем, удалить ее можно следующим образом: выделить надпись и нажать клавишу Delete. (При перетаскивании полей автоматически строится запрос на выборку – источник записей формы).

Поиск по сайту: