АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Основные причины дефицита времени. Анализ использования рабочего времени

Читайте также:
  1. I. ОСНОВНЫЕ ФАКТОРЫ
  2. I. Понятие и анализ оборотного капитала
  3. I. Причины конфликта
  4. I. Типичные договоры, основные обязанности и их классификация
  5. II. Основные моменты содержания обязательства как правоотношения
  6. II. Основные направления работы с персоналом
  7. II. Основные принципы и правила служебного поведения государственных (муниципальных) служащих
  8. II. ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ КОНЦЕПЦИИ
  9. II. Основные цели и задачи Программы, срок и этапы ее реализации, целевые индикаторы и показатели
  10. II. Экономия на условиях труда за счет рабочего. Пренебрежение самыми необходимыми затратами
  11. III. Анализ изобразительно-выразительных средств, определение их роли в раскрытии идейного содержания произведения, выявлении авторской позиции.
  12. III. Анализ представленных работ

Планирование рабочего времени менеджера

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 мин на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.

Принципы и правила планирования времени.

Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени.

При планировании следует учитывать такие основные правила:

ü при составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, т. е. 60 % времени отвести на плановые работы, 20 - на непредвиденные, 20 % - на спонтанно возникающие.

ü необходимо постоянно фиксировать затраченное время, при этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

ü для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

ü основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

ü для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которыми менеджер может реально справиться.

Основой плана использования времени менеджера может служить его перспективный план. С учетом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого, недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени менеджера.

План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.

Методы упорядочения планов рабочего времени

1. Упорядочение планов дня с помощью метода "Альп". Этот метод охватывает пять стадий:

ü упорядочение заданий;

ü оценивание продолжительности действий;

ü резервировании времени (в соотношении 60:40);

ü принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

ü контроль учета выполненного.

2. Очередность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Паретто (в соотношении 80:20). В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени менеджера: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени - дают лишь 20 % общего результата.

3. Установление приоритетов с помощью анализа АБВ (таблица). Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ базируется на трех закономерностях:

ü наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается менеджер. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;

ü важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;

ü менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Для использования анализа АБВ необходимо следовать таким правилам:

ü составить список всех будущих задач;

ü систематизировать их по важности и установить очередность;

ü пронумеровать эти задачи;

ü оценить задачи соответственно по категориям А, Б и В;

ü задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;

ü задачи категории Б (20 %) подлежат перепоручению;

ü задачи категории В в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

4. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

1) срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;

2) срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;

3) менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;

4) менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.

Основные причины дефицита времени. Анализ использования рабочего времени

 

Неправильная организация менеджером своей деятельности создает дефицит рабочего времени, что существенно влияет на эффективность работы всего предприятия.

Специалисты выделяют следующие наиболее характерные причины дефицита времени:

ü постоянная спешка в выполнении работы не дает возможности менеджеру полностью сосредоточиться на той проблеме, которую он решает в данный момент. В результате у него нет времени даже на рассмотрение альтернативных способов решения проблемы; нагромождение работ. Для выявления причин дефицита времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней. Обеспокоенность менеджера состоянием своих дел можно определить по таким признакам:

ü отсутствует четкое расписание работы на текущий день, т. е. менеджер не знает очередности своих дел;

ü секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня;

ü из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма;

ü из-за нехватки времени в течение рабочего дня менеджер вынужден работать с деловыми бумагами вечерами дома;

ü частые телефонные звонки и приход посетителей не дают возможности сосредоточиться на основной работе;

ü менеджер постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он ее сделает лучше;

ü большой поток рутинных дел не дает менеджеру возможности заниматься основной работой.

Менеджер вынужден заниматься большими и мелкими делами, не выделяя главные из них, в том числе ключевые и перспективные; постоянная доработка дел во внерабочее время.

В результате время, предназначенное для отдыха, затрачивается на доработку невыполненного.

ü Несоблюдение нормального режима труда и отдыха существенно снижает трудоспособность менеджера в следующий рабочий день и создает проблемы со здоровьем;

ü Переутомление как следствие работы в условиях постоянной спешки приводит к неэффективному использованию рабочего времени;

ü Суетливость - результат плохой организации рабочего времени часто зависит от импульсивности руководителя и особенностей его психики;

ü Бесплановость работы - результат деятельности не только самого менеджера, но и стиля работы всей организации;

ü Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности, порождающей хронический недостаток времени.

Существует несколько основных путей совершенствования системы управления:

ü технократический,

ü рыночный,

ü стратегический.

Технократический путь ориентирован на создание "идеальной" модели механизма управления путем поступательных последовательных малозаметных изменений, позволяющих снизить сопротивление усилиям реформаторов.

Рыночный путь ориентирован на стихийное приспособление механизмов управления к изменяющимся условиям экономических отношений. Однако спонтанность его реализации может привести к поляризации сил, росту сопротивления переменам в общественно-политической жизни и экономике, к упрочнению позиций псевдоменеджеров и бюрократии.

Стратегический путь ориентирован на учет реальных условий функционирования предприятия (организации) на основе выявления и развития позитивных демократических форм управления, на учет слабых сторон бюрократических структур, ослабление влияния бюрократических структур.

 


Поиск по сайту:



Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.005 сек.)