Вимоги до документів

Тема 4: Документація і інвентаризація, оцінка та калькуляція.

Суть документів і їх класифікація.

Документ - це свідчення, яке підтверджує факт здійснення господарської операції або дає дозвіл на її виконання.

Документи являються матеріальними носіями інформації. Вони можуть бути виписані на паперових бланках або у вигляді машинних носіїв.

Паперові документи - це листи паперу певних розмірів і змісту, які розробили і затвердили Міністерство Статистики, Фінансів і інші міністерства України.

Машинні носії - перфокарти, перфоленти, магнітні стрічки.

Документи класифікують по різних ознаках.

1. за призначенням:

- розпорядчі - це документи, що містять розпорядження на здійснення господарських операцій.

- виконавчі - документи, підтверджуючі здійснення господарських операцій.

- документи бухгалтерського оформлення. Їх складають працівники бухгалтерії на основі виконавчих документів.

- комбіновані - об'єднують ознаки розпорядливих, виконавчих і документів бухгалтерського оформлення.

2. по порядку складання:

- первинні - документи, що, в перше, фіксують господарські операції, а по друге, складаються в момент здійснення господарських операцій. Облік на основі таких документів називається первинним.

- зведені - документи, які складаються на основі первинних з метою групування і узагальнення даних, що відображені в них.

3. по кількості операцій:

- одноразові, призначені для відображення тільки однієї операції.

- накопичувальні - використовуються для відображення декількох однорідних операцій протягом певного періоду.

4. за способом заповнення:

- ручні

- механізовані

5. за місцем складання:

- внутрішні - це документи, які складені на власному підприємстві.

- зовнішні - складені на іншому підприємстві від туди прийшли на це підприємство.

6. за кількістю об'єктів.

- однострокові - призначені для відображення господарської операції з одним об'єктом.

- багатострокові

Вимоги до документів.

При складанні документів треба пам'ятати вимоги:

- в документах повинні бути заповнені всі показники, які називаються реквізитами. Обов'язковими реквізитами є: назва підприємства, назва і номер документа, дата складання, зміст господарської операції, вимірники, їх величина, підписи осіб, що відповідають за здійснення даної господарської операції, сума операції.

Крім обов'язкових можуть бути і інші. Всі первинні і зведені документи повинні бути зареєстровані в журналі, який відкривають на кожний вид документа.

Виправлення в документах треба робити відповідно до встановлених правил. У первинних документах призначених для відображення грошових коштів виправлення робити не можна. При ручному виписуванні документів використовують ручку з чорнилом або кулькову ручку, не олівець. Якщо документи складаю в декількох примірниках, то їх виписують під копірку. Документи треба складати своєчасно, як правило в момент здійснення операції. В них повинні містити достовірні дані.

Поиск по сайту: