АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Контроль исполнения конфиденциальных документов

Читайте также:
  1. C) Равномерный, интервальный, контрольный, круговой, переменный, повторный, соревновательный
  2. II етап. Тести контрольних моментів
  3. II. Контроль за конструкцией транспортных средств при их производстве и сертификации
  4. II. Рекомендации по оформлению контрольной работы.
  5. III. Контроль за соблюдением Кодекса этики и поведения членов Всероссийской политической партии «ПАРТИЯ ВЕЛИКОЕ ОТЕЧЕСТВО»
  6. III. Облік і контроль наявності та руху запасів в місцях їх зберігання
  7. III. Оценка наличия документов, подтверждающих соответствие СИЗ требованиям технического регламента
  8. III. Финансовый контроль государства.
  9. IV класс. Средства обработки документов
  10. IV. Контроль за конструкцией и техническим состоянием транспортных средств, находящихся в эксплуатации
  11. IV. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ
  12. IV. Результаты контрольных испытаний

Учет конфиденциальных документов

Организация делопроизводства, которая обеспечивает сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

  • назначение должностного лица или лиц, ответственных за их учет, хранение и использование;
  • порядок подготовки и размножения документов;
  • отдельную регистрацию документов;
  • формирование дел;
  • организацию выдачи и хранения документов;
  • проверку наличия документов;
  • архивное хранение и порядок уничтожения.

Службой безопасности предприятия предусматриваются специальные меры по защите документа при его составлении.

Например: ПК закрепляется за работником, имеющим ключ и пароль; ПК не подключается к электронной сети общего пользования (Интернет) и т. п.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (файл) уничтожен. Подпись. Дата».

На конфиденциальном документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра:

Конфиденциально Экз. № 1

или

Коммерческая тайна Экз. № 1

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело. На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться документом.

 

Например:

Разрешаю:

Е.М. Лаврову

А.Л. Казакову

Подпись руководителя _____________Дата________________

 

Размножение конфиденциальных документов

Размножение конфиденциальных документов производится:

  • с разрешения руководства предприятия;
  • с ограниченным количеством копий (каждая копия для конкретного адресата или исполнителя);
  • в специально выделенном помещении;
  • в присутствии должностного лица, ответственного за документ;
  • с немедленным уничтожением бракованных копий.

 

Контроль исполнения конфиденциальных документов

Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов» (рис. 8).

Листы журналов регистрации:

  • нумеруются;
  • прошиваются;
  • опечатываются;
  • указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

 

ЖУРНАЛ регистрации документов с грифом «Конфиденциально»
№ п/п Дата регистрации документа Дата и номер документа (для входящих) Откуда поступил или куда направлен Краткое содержание (заголовок) Кол-во листов Кол-во экземпляров Исполнитель Примечание
                 

 

Рис. 8. Журнал регистрации конфиденциальных документов

Все поступающие (входящие) конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется: количество листов, количество экземпляров, наличие приложений к документу.

В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) конфиденциальных документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

 

3.4. Формирование и хранение дел, содержащих
конфиденциальные документы

Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело (или дела). Дело должно иметь:

  • гриф ограничения доступа;
  • список сотрудников, имеющих право пользования этим делом;
  • нумерацию листов;
  • внутреннюю опись документов;
  • заверительный лист.

Хранение дел с конфиденциальными документами производится: в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники или в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации.

 


1 | 2 | 3 | 4 |

Поиск по сайту:

Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.003 сек.)