Документооборот при закупке, в отделе снабжения

Расписание сроков составления, представления и обра­ботки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техничес­кими и бухгалтерскими подразделениями, с приложением форм документов и инструкций по составлению соответ­ствующих документов.

По каждому документу в графике указывают.

• исполнителя (составителя);

• адресат (службу, куда поступает документ);

• сроки представления и обработки.

Графики обычно имеют формы таблиц, диаграмм и др. Их выполнение контролируется главным бухгалтером и всеми работниками бухгалтерии.

2. Сырье и материалы поступают на предприятие от
поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материаль­ные ценности за наличные, в результате списания при­шедших в негодность основных средств и МБП, а также из собственного производства.

Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высы­лает покупателю расчетные и другие сопроводительные. документы.

. платежное требование-поручение (когда данная форма расчетов была предусмотрена действующим законода­тельством);

. товарно-транспортные накладные; квитанции с железнодорожной накладной.

Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению

3. В отделе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих до­говорных условий. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частич­ном акцепте (согласие на оплату).

Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов.

В нем указывают: регистрационный номер, дату запи­си, наименование поставщика, дату и номер транспортно­го документа, номер, дату и сумму счета, род груза, но­мер и дату приходного ордера или акта о приемке, запро­са о розыске груза.

В примечаниях делают отметку об оплате счета или от­казе от акцепта.

Проверенные расчетные документы из отдела снабже­ния передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций- экспедитору для получения и доставки ма­териалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие мате­риалы по количеству мест и массе.

В случае обнаружения недостачи мест или массы, по­вреждения тары, порчи материалов составляют коммер­ческий акт, который служит основанием для предъявле­ния претензий к транспортной организации или поставщикам.

Для получения материалов со складов поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получе­нию.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад пред­приятия и сдает заведующему складом, который проверя­ет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика.

Принятые кладовщиком материалы оформляют одно­строчными или многострочными приходными ордерами.

Поиск по сайту: