АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Установлення полів. Злиття кількох документів

Читайте также:
  1. Аналіз документів як метод соц.аналізу
  2. Безспірне списання коштів державного бюджету за бюджетною програмою для забезпечення виконання судових рішень та виконавчих документів
  3. Види документів та їх класифікація.
  4. Види документів та їх класифікація.
  5. Види документів, що свідчать про педагогічну освіту в Японії
  6. Визначення фондової належності документів
  7. ВИМОГИ ДО БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ ТА ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ
  8. ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ, ЩО ЇХ ВИГОТОВЛЯЮТЬ ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУВАЛЬНИХ ЗАСОБІВ
  9. Вимоги до документів.
  10. ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ ТА РОЗТАШОВУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ
  11. Властивості і ознаки документів
  12. Державний нагляд за додержанням нормативних документів

У текстовому процесорі Microsoft Word можна авто­матично змінювати певну частину документа, об'єдну­вати їх, створювати документи, які різняться, наприк­лад, тільки прізвищем одержувача тощо. Для цього ви­користовують поля.

Полесукупність команд у вигляді спеціальних кодів, яку засто­совують для вставлення в документ додатково)' інформації (на­приклад, номера сторінки, поточної дати в колонтитулах).

При кожному відкриванні документа, якщо вста­новлено відповідний параметр, значення полів можуть змінюватися автоматично. Щоб уникнути зміни значен­ня, поле виділяють, натискають на клавіші Crtl + F11, після чого команда Обновить поле контекстного меню правої клавіші миші стає неактивною. Для зняття блоку­вання зміни натискають на клавіші Ctrl + Shift + Fll.

Нехай, наприклад, у документ треба додати поточну дату: «четвер, 9 жовтня 2003 рік».

Щоб вставити таке поле, активізують команди Встав­ка, Поле, внаслідок чого на екрані дисплея з'являється вікно (рис. 4.42), в якому наявні:

1 — перелік категорій полів (для наведеного прикла­ду це — Дата и время; категорія Все містить перелік усіх типів полів);

2 — перелік тих типів полів, які вміщено у вибрану ліворуч категорію (для наведеного прикладу це — Date);

3 — вибір потрібного формату поля;

4 — після активізації кнопки Коды поля, а в наступ­ному вікні — кнопки Параметры можна змінити вста­новлені параметри поля (для наведеного прикладу ви­бирають відповідний (повний) формат дати, після чого активізують кнопку Добавить).

Після активізації кнопки ОК у документ вставляєть­ся значення вибраного типу поля.

 

Злиття документів

Цю функцію використовують для створення серії од­нотипних документів, які відрізняються лише частково (наприклад, адресою отримувача або його прізвищем тощо). Для реалізації цієї функції необхідно мати два документи:

• основний, що містить інформацію, незмінну для всіх копій документа, і поля, значення яких автоматич­но змінюються в кожній копії;

• джерело даних, тобто файл із тією інформацією, яка автоматично вставляється в поля основного документа.

Нехай, наприклад, треба роздрукувати бланки за­прошень, у яких змінюється тільки прізвище одержува­ча. Тут основний документ містить текст запрошення, а документ-джерело — перелік прізвищ.

Для створення основного документа відкривають но­вий документ, активізують команди Сервис, Письма и рассылки, Мастер слияния, внаслідок чого на екрані дисплея у правій частині в області задач з'являється до­даткове вікно Слияние (рис. 4.43), в якому з переліку (Письма, Конверты, Наклейки тощо) (1) обирають по­трібний тип документа (наприклад, Письма) й активі­зують посилання (2) Далее. Открытие документа.

У наступному вікні визначають, як буде створювати­ся документ: на базі поточного чи вибраного шаблону аркуша або з використанням наявного документа. Як­що документ не існує, вибирають Текущий документ і активізують посилання Далее. Выбор получателей.

У наступному вікні в групі Выбор получателей виби­рають перемикач Создание списка, в групі Ввести спи­сок — посилання Создать.

Вікно Новый список адресов містить перелік усіх полів, які можна додати до основного документа. У на­веденому прикладі необхідно працювати лише з полем, яке включає тільки прізвища отримувачів. Тому для зручності можна використати кнопку Настройка... (2)на рис. 4.45, у вікні (див. рис. 4.44) з переліку полів ви­лучити всі непотрібні поля, для чого поле виділяють і активізують кнопку Удалить (1). Внаслідок цього для наведеного прикладу залишається одне поле — Фами­лия, назву якого змінюють за допомогою кнопки Пере­именовать (2)на Прізвище. Після виконання всіх дій натискають на кнопку ОК.

Знову відкривається вікно Новый список адресов (див. рис. 4.45) з переліком лише потрібних полів, у які необхідно ввести значення. Для цього послідовно у поле Прізвище вносять прізвища і натискають на кнопку Создать запись (2).По закінченні активізують кнопку Закрыть і у наступному вікні Сохранение списка адре­сов визначають ім'я та місце збереження документа й активізують кнопку Сохранить.

Знову з'являється вікно з відкритою панеллю Об­ласть задач, у якому активізують посилання Далее. Создание письма. Після цього в поточному документі створюють текст листа (рис. 4.46).

Для додавання полів злиття з необхідними прізвища­ми встановлюють курсор у потрібне місце, зокрема після слова Шановний (І), й активізують посилання Другие элементы (3). З'являється вікно Добавление поля слия­ния (2), яке містить поля для вставлення в документ (у на­веденому прикладі — лише одне поле з прізвищами), оби­рають потрібне поле і натискають на кнопку Вставить.

Після додавання всіх полів злиття в основний доку­мент в області задач активізують посилання Далее. Просмотр писем (4).У наступному вікні можна пере­глянути і відкоригувати значення полів злиття (поси­лання Изменить список), після чого активізують поси­лання Далее. Завершение слияния.

У вікні, що з'являється на екрані дисплея, можна переглянути всі листи (посилання Изменить часть пи­сем), об'єднати всі записи й переглянути у вікні попе­реднього перегляду) або відразу їх надрукувати (поси­лання Печать).


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 |

Поиск по сайту:



Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.003 сек.)