АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Деловая переписка

Читайте также:
  1. Глава 3. Деловая этика
  2. Деловая активность
  3. Деловая активность и ее влияние на рентабельность
  4. Деловая беседа
  5. Деловая беседа как основная форма делового общения
  6. Деловая беседа по телефону
  7. Деловая игра
  8. Деловая игра «Оказание давления»
  9. ДЕЛОВАЯ ИГРА: ПРАВИЛЬНЫЙ ВЫБОР
  10. Деловая информация, представляющая коммерческую тайну
  11. Деловая лексика

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служеб­ных документов и работу с ними у некоторых категорий работ­ников аппарата управления тратится от 30 до 70 % рабочего вре­мени.

Служебная переписка является важной частью делового этике­та, «общением в миниатюре». Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различ­ных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.

Джен Ягер в своей книге «Деловой этикет» отмечала, что каче­ство делового текста складывается из четырех составляющих: мыс­ли, внятности, грамотности и корректности.

При составлении делового письма необходимо соблюдать сле­дующие требования:

• исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понят­ной, сжатой и доступной форме;

• письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количе­ства причастных и деепричастных оборотов;

• письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых за­трагивается лишь один аспект данного вопроса;

• письмо должно быть убедительным и достаточно аргументи­рованным;

• письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежела­тельно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз;

• объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста;

• с точки зрения грамматики деловое письмо должно быть бе­зупречным, так как орфографические, синтаксические и стилис­тические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе;

• деловое письмо должно быть корректным, написано вежли­вым тоном.

При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фир­мы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бума­ги — светлым: белым, светло-серым, кремовым и т. п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано назва­ние организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях — имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены ина обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользо­ваться бумагой, где указаны нетолько название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством орга­низации.

Специалист в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следую­щие за ними одно или два предложения пробуждают интерес чи­тателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

В учебнике «Психология и этика делового общения»* (* Психология и этика делового общения / Под ред. В. Н.Лавриненко. — М., 1997.-С. 237.) приво­дится пример делового письма, составленного по данной схеме.

Внимание: «Уважаемая (ый) _________________________

Я хочу сообщить Вам нечто важное (интересное)»

Интерес: «Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно улуч­шить Вашу жизнь...»

Просьба: «Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы... в благородное,

патриотическое дело...»

Действие: «Мы призываем Вас присоединиться к тысячам добрых людей...»

Помните, что просьбу нужно формулировать так, чтобы у ад­ресата выбор вариантов был ограничен, поскольку чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стан­дартизированных словесных оборотов не только позволяет исклю­чить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выра­жением деловой вежливости.

Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем.

1. Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.

2. Письмо-заявление об уходе.

3. Рекомендательное письмо.

4. Письмо-отказ.

5. Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.).

6. Письмо-напоминание.

7. Письмо-уведомление.

8. Письмо-благодарность.

Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависи­мости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между орга­низациями, существует и внутриорганизационная переписка.

Содержание внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:

• письмо должно быть лаконичным;

• обязательно должна проставляться дата;

• письмо не должно содержать клеветнических измышлений;

• должн быть разборчивая подпись.

Вопросы для самопроверки

1. Какие этические требования предъявляются к деловой переписке?

2. Перечислите виды деловых писем.

3. Напишите образец любого, выбранного вами, делового письма (для этого используйте рекомендованную литературу).


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 |

Поиск по сайту:



Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.004 сек.)