Класифікація інформації, що використовується в системі органів державного управління

У контексті державного управління варто розглянути поняття управлінської інформації. Згідно з Матвієнко О. управлінська інформація є основою інформаційного забезпечення і представляє собою елемент соціальної інформації, виділений із її загального масиву за критеріями причетності до обслуговування державно-управлінських процесів формування і реалізації керуючих впливів [29, с. 79].

Теорія інформаційної діяльності оперує також поняттям «інформація для керівника», під якою розуміють інформацію, призначену для певного кола осіб, відповідальних за організацію та управління будь-якою діяльністю, і яка сприяє прийняттю ними найбільш обґрунтованих рішень [29, с. 76].

Інформація, що використовується в системі інформаційно-аналітичного забезпечення прийняття державно-управлінських рішень повинна відповідати певним вимогам. До переліку таких вимог належить [5]:

– достовірність і точність інформації, адже якщо інформація недостовірна наслідки при­йнятого рішення можуть бути вкрай негативні. Проблема полягає в тому, що аб­солютно достовірної і точної інформації практично не існує, а наближена до неї ін­формація мало придатна для прийняття управлінських рішень, оскільки швидко стає застарілою. При цьому слід пам'ятати, що недостовірність інформації обумов­люється не тільки джерелами її одержання, недосконалою методикою її обробки, але і цільовими установками її перетворення, інтерпретацією застосування;

– корисність інформації, оскільки для прийняття ефективних управлінських рішень необхідна визначена, конкретна інформація, зайва – утворює інформаційний шум. Виділен­ня корисної інформації передбачає застосування цілого ряду як евристичних, так і формалізованих процедур;

– повнота інформації, адже в розпорядження керівників усіх рівнів повинна поступати ін­формація у достатньому обсязі, що є передумовою ефективного вирішення завдань, які постають. Обмеженість (врізаність) інформації може виступати причиною поми­лок в управлінні. Однак, вимога повноти інформації може мати хитку межу з її над­лишком. Як повнота інформації, так і її неповнота не мають необ'єктивних критеріїв і обмежень, що не слід відносити до переваг чи недоліків інформації. Це об'єктивне протиріччя вирішується в процесі використання творчих підходів керівництвом;

– своєчасність одержання інформації та технічні характеристики інформації, до яких можна віднести щільність її розміщення, можливість збереження в різних умовах, швидкість обробки, виділення, представлення.

Простір професійної діяльності державних службовців є багатовимірним, пронизаним різноманітними соціально-економічними процесами, які не тільки визначають якість, ступінь поєднання інтересів держави та суспільства, а і умови діяльності, розвитку і самореалізації управлінських кадрів. Інформаційний простір державного службовця характеризується:

― зовнішньою інформацією, яка відображає умови, у яких функціонує орган державного управління;

― внутрішньою інформацією, яка характеризує діяльність органу державного управління і замученість персоналу до реалізації поставлених завдань;

― порівняльним аналізом зовнішньої та внутрішньої інформації, який дає змогу робити висновки про рівень діяльності органу державного управління.

Як підмічає Матвієнко О. [30], у професійній діяльності державного службовця оперативна, повна і достовірна інформація є основою прийняття управлінських рішень з урахуванням процесів, що відбуваються, або спрямованих на прогноз зміни зовнішнього середовища. Рівень проблемності управлінської ситуації для держслужбовця пов’язаний із необхідністю приймати рішення в умовах невизначеності або неповних (надлишкових, викривлених або недостатніх) даних. Специфіка професійної діяльності держслужбовців полягає в тому, що у процесі її здійснення реалізуються функції та повноваження держав­них органів влади. Професійна діяльність держслужбовців безпосередньо пов'язана з розподілом владних повноважень як відносно суспільства та громадян, так і всередині власне державної служби.

Інформаційні потреби державних службовців визначаються спрямованістю діяльності та характером завдань, що вини­кають, мірою відповідальності за наслідки рішень, які приймаються, віком та освітою, досвідом попереднього життя та ціннісними орієнтаціями, лі­мітом часу, який має держслужбовець – такий неповний перелік умов, які впливають на зміст інформаційних потреб, і визначають унікальність по­треб кожного фахівця. Закономірно, досить жорсткими у системі державного управління є вимоги до інформації, яка надається, до інформаційного ресурсу – до його повноти, точності, оператив­ності та комфортності умов використання.

Останнім часом у наукових видання все частіше зустрічається поняття «інформаційний ресурс». Однак мають місце різночитання цього терміну. Спробуємо викласти погляди авторів на сутність цього поняття.

Глівенко С. у посібнику «Інформаційні системи в менеджменті»подає визначення інформаційного ресурсу як окремого документу і масивів документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, інших інформаційних системах) [16, с. 403]. Згідно із Батюком А., інформаційні ресурси – це весь обсяг інформації, що є в інформаційній системі [15, с. 49]. Пономаренка В. у навчальному посібнику «Інформаційні системи і технології в економіці» вказує, що інформаційні ресурси – це знання та інформація, що виникають у практичній діяльності установи, а також у пов’язаних із ними компонентах зовнішнього оточення [17, с. 528]. Згідно із Грищенком В., інформаційний ресурс – це логічно впорядкована сукупність даних та засобів їх подання, яка забезпечує створення, збереження та застосування інформації про визначені предметні та проблемні галузі, окремі аспекти та властивості, колекції об’єктів даних, кількісні та якісні характеристики та показники тощо [5, с. 8].

Інформаційні ресурси державного управління пов’язані із складніс­тю, багатовимірністю проблем, які доводиться вирішувати, а також невизначеністю ситуації, у якій доводиться приймати рішення. У сфері держав­ного управління існують такі проблеми, як попередження конфліктів і со­ціально-політичних ситуацій, оцінка можливих наслідків прийняття рішень, виявлення тенденцій і закономірностей розвитку фінансової ситуації, стратегічне планування – всі ці проблеми характеризуються інформацій­ною відкритістю і невизначеністю меж проблемної галузі, унікальністю кожної ситуації, високими вимогами до оперативності прийняття рішень за умови фрагментованості й суперечливості інформації. У такій ситуації постає проблема не просто надання інформації, а перш за все, виявлення взаємозв’язку профільної потреби із потребою ін­формації із суміжних галузей знань або суспільної практики.

Отже, як зазначає Дубова С., поняття «інформаційні ресурси державного управління» теоретично базується на визначення поняття «інформаційне забезпечення» з виявленням його специфіки у предметній області «державне управління» [10].

Малімон В. вказує на те, що на сучасному етапі розвитку особливість державного управління, як предметної галузі характеризується необхідністю:

― відкритості інформаційної сфери;

― розв'язання проблем, пов'язаних із розвитком інформаційної сфери суспільства;

― використання інформаційних технологій для підтримки державного управління;

― доведення до громадян суспільно-значущих рішень органів влади, дослідження громадської думки [25, с. 175].

Цей же автор [25, с. 176]бачить цільове призначення інформаційних ресурсів державного управління у забезпеченні функціонування сфери державного управління держави.

Отже, в результаті комплексно підходу до вивчення поняття «інформаційні ресурси державного управління» будемо розуміти їх як сукупність соціально значущих джерел інформації, необхідних для розвитку різних напрямів діяльності системи державного управління.

Також слід відзначити, що інформаційні ресурси мають такі специфічні осо­бливості(див. Додаток А):

― невичерпаність, що забезпечує можливість їх багаторазового та бага­тоцільового використання, по мірі розвитку суспільства і інтенсифікації процесу використання знань їх запаси не зменшуються, а навпаки – ростуть; по мірі використання він не зникає, а зберігається і навіть збільшується (за рахунок конструктивної трансформації отриманих повідомлень з урахуванням досвіду, місцевих умов тощо);

― постійне зростання обсягу потоків;

― ефективність його використання пов'язана з ефектом непервинного (повторного) виробництва знань, інформаційна взаємодія дозволяє отримати нове знання ціною значно менших витрат в порівнянні з витратами праці, енергії, часу на його пряме генерування

― невідчуження при продажу або обміні;

― він виникає в результаті не просто розумової праці, а її творчої частини;

― змінюваність складу внаслідок зміни інформаційних потреб суспіль­ства і розвитку продукції та послуг, які пропонуються на інформа­ційному ринку;

― складність виокремлення активної та пасивної частини ресурсів через різні темпи старіння інформації;

― відсутність прямої залежності між часом створення інформації та її корисністю (цінністю), оскільки на старіння інформації впливає не час, а поява нових знань, які запере­чують або уточнюють попередні;

― нерозривна єдність елементів, які складають сукупні інформаційні ресурси суспільства, неможливість або недоцільність використову­вання тільки якої-небудь їх частини (одного регіону, однієї країни тощо) [14 – 16; 79].

Інформаційним ресурсам притаманний свій життєвий цикл із відповідними фазами. Денетте Макґілврей виділяє шість фаз життєвого циклу інформаційного ресурсу:

- Планування – підготовка до створення ресурсу. Цей етап включає визначення мети створення інформаційного ресурсу та завдань, які він повинен виконувати, а також проектування його структури.

- Виробництво – отримання самого ресурсу. На цій фазі життєвого циклу інформаційного ресурсу записуються відомості, постачається інформації та завантажуються різноманітні зовнішні файли.

- Фаза накопичення і розподілу – зберігання, накопичення, розповсюдження, інтегрування, логіко-семантична обробка інформаційного ресурсу. Інформація зберігається в електронному вигляді і базах даних чи в інших видах документів, або ж в роздрукованому вигляді.

- Підтримання в хорошому стані – перевірка, чи інформаційний ресурс продовжує ефективно працювати. На цьому етапі життєвого циклу інформаційного ресурсу відбувається оновлення інформаційного ресурсу, внесення змін, маніпулювання даними, додавання інформації, стандартизування та перевірка даних; збільшення обсягів даних; видалення, підчищення чи переміщення даних, копіювання інформації; встановлення зв'язку між даними тощо.

- Застосування – використання інформаційного ресурсу для досягнення певної мети. Створення запитів та використання інформації. Цей етап включає використання інформації, створення звітів, прийняття управлінських рішень, використовуючи інформацію із створених записів.

- Знищення – відмова від використання інформаційного ресурсу на тому етапі, коли він вже більше на потрібен. На цій фазі інформація архівується, а вже непотрібні дані та записи видаляються [81].

Проте, Кучма І. зазначає, що послідовність життєвих фаз інформаційного ресурсу не є лінійною (див. рис. 1.4), а вони весь час періодично повторюються [23]. Використання життєвого циклу інформаційних ресурсів дає можливість провести аналіз і розбити на сегменти всю сукупність інформації і процесів інформаційно-аналітичного забезпечення прийняття управлінських рішень і таким чином бачити що відбувається в органі державного управління і на якому етапі життевого циклу знаходяться його інформаційні ресурси. Знання життєвого циклу інформаційного ресурсу та використання цих знань на практиці значно допомагає державному службовцю при прийнятті управлінських рішень.

Рис. 1.4 – Фази життєвого циклу інформаційного ресурсу у сфері державного управління

Класифікація інформаційних ресурсів – це сукупність принципів типизації та впорядкування множини інформаційних ресурсів згідно їх функціональності, методів і засобів подання, схем і механізмів отримання даних, доступу до інформації [5]. Відповідно до поданих вище визначень інформаційних ресурсів існує багато їх класифікацій. Рось А. класифікує інформаційні ресурси з а рівнем готовності до використання на наступні:

- актуальний інформаційний ресурс – це таке подання інформації чи знань, яке підготоване до ефективного його використання в конкретній сфері державної, виробничої чи суспільної діяльності;

- потенційний інформаційний ресурс – сукупність інформації або знань, що потребують попередніх ресурсних (часу, аналізу, наукових досліджень тощо) витрат на їх перетворення в актуальний інформаційний ресурс [67].

Враховуючи бурхливий темп процесу комп’ютеризації і інформатизації всіх сфер діяльності, на нашу думку, доцільно виділити електронні інформаційні ресурси, під якими пропонуємо розуміти інформаційні ресурси, які представлені в електронній формі.

Канигін Ю. виділяє стратегічні, тактичні та оперативні інформаційні ресурси залежно від їх значущості [18, с. 120]:

- стратегічні інформаційні ресурси – ресурси, що забезпечують перманентний процес формування менталітету нації як найбільш значущого чинника сталого прогресивного розвитку країни. При цьому під менталітетом розуміється інтегральна характеристика свідомості і підсвідомості соціальних суб’єктів, яка визначає їх образ мислення і дій. До складу стратегічних інформаційних ресурсів мають надходити перетворені в легкодоступну численним користувачам, в тому числі і в електронну форму світоглядні, культурологічні, історичні, правові та інші розділи гуманітарних та фундаментально-природничих знань. Іншими словами, до стратегічних інформаційних ресурсів відносяться ресурси, що створюються і використовуються для забезпечення стратегічних цілей;

- тактичні інформаційні ресурси включають прикладні науково-технічні, економічні, екологічні, демографічні та інші знання, перетворені в ресурс і необхідні для забезпечення розв’язання в поточному періоді проблем, наприклад, поточних проблем інформаційної чи воєнної безпеки. В воєнній сфері – це сукупність основних положень оперативного мистецтва і тактики родів військ, це воєнно-прикладні знання, що одержуються курсантами і слухачами військово-учбових закладів, статути і настанови тощо. Це також математичне і програмне забезпечення автоматизованих систем управління та інформаційних систем воєнного призначення;

- оперативні інформаційні ресурси – це поточна ділова, комерційна та інша довідкова інформація, що орієнтована на задоволення щоденних потреб в різних сферах діяльності.

У своїй праці «Класифікація інформаційних ресурсів» Рось А. пропонує типізувати інформаційні ресурси за їх приналежністю і при цьому виділяє:

- загальнонаціональні;

- галузеві;

- інформаційні ресурси оперативного об'єднання [67].

Інформаційні ресурси повинні бути направленими на задоволення інформаційних потреб державного службовця. Інформаційні потреби державного службовця та їх задоволення є переду­мовою прийняття держслужбовцем ефективних управлінських рішень, а задоволення цих потреб є метою діяльності фахівця із інформаційно-аналітичної діяльності. Ін­формаційні потреби користувачів послуг інформаційно-аналітичних підрозділів у ор­ганах державного управління визначаються специфікою діяльності та родом завдань.

Виявлення інформаційних потреб держслужбовців є обов'язковою функцією фахівців з інформаційного забезпечення державного управління. Матвієнко О. визначає інформаційну потребу як потребу, що виникає, коли мета, яка стоїть перед користувачем у процесі його професійної діяльності або у його соціально-побутовій практиці, не може бути досягнута без залучення дода­ткової інформації [30].

Інформаційна потреба задовольняється в результаті пошуку повідомлень у інформаційному середовищі за інформаційним запитом, сформульо­ваному природною мовою, який певною мірою відображає інформаційну потребу. Ступінь адекватності (відповідності) інформаційного запиту ін­формаційній потребі визначається різними чинниками. Віднайдені у ре­зультаті інформаційного пошуку повідомлення тільки певною мірою відповідають інформаційній потребі. Так, цей же автор виділяє чотири представлення інформаційної потреби:

- реальна потреба - неусвідомлена справжня інформаційна потреба користувача;

- усвідомлена потреба – розуміння користувачем неусвідомленої пот­реби, яка постає перед ним;

- висловлена потреба – опис користувачем своєї потреби засобами при­родної мови;

- формалізована потреба – представлення вираженої потреби засобами мови запитів пошукової системи [29].

Отже, як висновок можемо зазначити, що основні проблеми, які виникають при прийнятті управлінських рі­шень, значною мірою ініціюються недосконалістю інформаційного забезпечення управлінської діяльності та недостатністю інформаційної активності державних службовців. До таких проблем належать переважання неповноти відомостей, інтуїтивні міркування, чутки, недостатнє використання інформації у практичній дія­льності, неузгодженість з інформацією на інших рівнях управління, наяв­ність кількісних показників на шкоду якісним та відсутність культури вико­ристання інформації. Саме з метою уникнення цих проблем державним службовцям, які займаються інформаційно-аналітичним забезпеченням прийняття управлінських рішень, необхідно своєчасно забезпечувати своїх керівників повною, корисною, достовірною і точною інформацією відповідно до інформаційних потреб перших.

Поиск по сайту: