Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами

4.12.1. У Міністерстві друкуються тільки службові документи, за допомогою ПК, ретельно вивірені та завізовані виконавцем та керівником підрозділу.

4.12.2. Текст документів формату А4 друкують через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два інтервали.

4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Відмітка про наявність додатка”, “Гриф погодження” відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Приклад

ПОГОДЖЕНО

1,5

Заступник Міністра

юстиції України

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

1,5

Дата

4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

4.12.5Назву виду документа друкують великими літерами.

4.12.6 Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами й прізвищем.

4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів – 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.12.8. При друкуванні документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 від межі лівого поля для – реквізитів "Заголовок до тексту”, “Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка”, ”Прізвище виконавця і номер його телефону”, ”Відмітка про виконання документа й направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

1 - після 5 друкарських знаків – для початку абзаців у тексті;

2 - після 16 друкарських знаків – для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 - після 24 друкарських знаків – для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 - після 32 друкарських знаків – для реквізиту "Адресат";

5 - після 40 друкарських знаків – для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 - після 48 друкарських знаків – для розшифровки підпису у реквізиті "Підпис";

7 - після 56 друкарських знаків – для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження й узгодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.

4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

4.12.11. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

Поиск по сайту: