Понятие «документирование информации»

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается процесс закрепления (фиксация) информации на материальном носителе. Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. В свою очередь правила документирования определяются как «требования и нормы, устанавливающие порядок документирования». Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо вырабатываются традицией Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. - 427 [5] с..

Создание документов или документирование может осуществ-ляться на естественном языке - возникшего стихийно на определенном этапе развития человеческого общества, или на искусственных языках - специально разработанного человеком для конкретных целей (язык формальной логики, математический язык, языки программирования, информационно-поисковые языки) с и-пользованием новых носителей информации.

При документировании на естественном языке создаются текстовые документы - документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях - документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени) Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003.- с. 231.

В обществе документы являются основными носителями управ-ленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы - носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию. Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций (функция документа - общественная роль, социальное назначение, цель, задача), что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные или сущностные и прикладные, функции первичного и вторичного порядка, явные и скрытые Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. - 55 с.

.

Знание функциональных особенностей не только позволяет глубже проникнуть в социальную природу документа, понять документ как социокультурный феномен, но также способствует более эффективной организации работы с самой различной документированной информацией Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. - 63 с..

Поиск по сайту: