ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронный документ – это любая текстовая, звуковая, графическая и другая неструктурированная информация, созданная с помощью средств компьютерной обработки информации, и сохранённая на машинном носителе.

Электронный документ в системе электронного документооборота состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки - формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (наименование документа, автор, дата создания, корреспондент и т.д.).

Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Три элемента электронного документа:

· Само содержание информации.

· Форма предоставления содержания.

· Носитель информации.

Хэш-функция – контрольная характеристика файла, позволяющая определить факт внесения в документ несанкционированных изменений.

Наиболее верное определение содержится в законе «Об информации»: документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Федеральный закон «Об информации» дает определение понятия «электронный документ» - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В приведенном определении выделен главный признак электронного документа - его электронная форма, т.е. особый вид информации, который создается с помощью уникальных возможностей ЭВМ: использование специального искусственного языка (двоичной системы символов) формирования учетных записей, вычислительных возможностей и память компьютера, которые имеют физико-технические (электронные) характеристики.

Поэтому первым признаком понятия «электронный документ» является его электронная форма, которая придается ему в результате создания и обработки на ЭВМ.

Вторым признаком является специальные правила документирования, т.е. правила создания (оформления), представления и передачи электронного документа заинтересованным лицам.

Третьим признаком понятия «электронный документ» является наделение его обязательными элементами (реквизитами).

В ФОИВ электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Стадии документа: 1)создание документа; 2)исполнение документа; 3) передача в архив.

Постоянно должна обновляться.

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства - структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

Электронный документооборот – это способ представления первичных данных о хозяйственных процессах и явлениях на машинных носителях. Ини являются важной и неотъемливой частью информационной базы данных, которые отражают информационную модель конкретного субъекта. Электронный документооборот обладает всеми свойствами и юридической силой документоупрваления. В электронных документах содержится информационное обеспечение, имеющее различные представления: текст, графика, звук, изображение. Они хранятся как файлы на машинных носителях.

Юридическая сила документа обеспечивается с помощью реквизитов:

ü идентификационный код источника

ü электронная подпись автора документа

ü код формы документа

ü № документа

ü дата и время создания или модификации документа

Для управления работой с электронными документами создается и используется система управления электронным документооборотом. Эта система должна охватывать все этапы жизненного цикла документа. Это создание, обработка, хранение, поиск, помещение в архив. Система хранения документов в электронном виде должна обеспечивать:

ü централизованное хранение

ü ведение архивов электронных документов

ü администрирование системы управления документами

ü санкционированный доступ и защиту файлов электронных документов в режиме чтения и записи

ü конвертирование документов в любых форматах

ü быстрый просмотр и поиск документов по различным критериям отбора.

Поиск по сайту: