АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Классификация документов

Читайте также:
  1. IX.4. Классификация наук
  2. MxA классификация
  3. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов
  4. Аденовирусная инфекция. Этиология, патогенез, классификация, клиника фарингоконъюнктивальной лихорадки. Диагностика, лечение.
  5. Акустические колебания, их классификация, характеристики, вредное влияние на организм человека, нормирование.
  6. Аналитические методы при принятии УР, основные аналитические процедуры, признаки классификации методов анализа, классификация по функциональному признаку.
  7. Аудит учредительных документов. Проверка формирования уставного капитала
  8. Безопасность технологического оборудования: классификация, требования безопасности и основные направления обеспечения безопасности
  9. Блага. Их сущность, классификация и особенности
  10. Бланки документов
  11. Бронхиальная астма. Этиопатогенез, классификация.
  12. Бухгалтерская обработка документов

 

Характерным свойством документов является то, что они служат источниками и носителями информации. Слово «документ» в переводе с латинского означает «по­учительный пример», «способ доказательства». Доку­менты широко используются в повседневной деятельно­сти. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, учета, являются способом доказательства (так как имеют юри­дическую силу), историческими источниками. В доку­ментах закрепляется государственное устройство, они служат также средством «общения» между учреждения­ми, организациями, предприятиями и гражданами. В со­ответствии с ГОСТ Р 51141 - 98 документ - зафиксиро­ванная на материальном носителе информация с рекви­зитами, позволяющими ее идентифицировать.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также воз­можность передачи ее другому лицу, многократное по­вторное обращение к информации. Следовательно, доку­мент может выполнять несколько функций.

Большинство документов должно удовлетворять та­ким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того чтобы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержа­нию.

 

Для того чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и мето­ды работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов — это деление доку­ментов на классы по наиболее общим признакам сход­ства и различия.

В текущей работе классификация документов про­изводится на этапе группировки их в дела — это пер­вичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.

Де­лоэто совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, со­ответствующим образом оформленную. Нельзя под­шить в одно дело документы с различным по характе­ру содержанием, например письма об исполнении за­дания по строительству объекта и приказы о повыше­нии квалификации сотрудников.

 

Документы классифицируются по различным при­знакам.

По способу фиксации информации до­кументы делятся на письменные, графические, фото-, видео- и кинодокументы, электромагнитные.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчет­ные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т. д.

По наименованию различают большое количе­ство документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

По видам документы бывают типовые, пример­ные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые доку­менты разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функ­циями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят ре­комендательный характер.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями длявнутреннего пользования.

Трафаретные докумен­ты изготовляются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на поли­графических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

 

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, со­держащие несколько вопросов.

По месту составления документы подразде­ляются на внутренние и внешние. Внутренние — до­кументы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не вы­ходящие за его пределы. Внешние — входящая и ис­ходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

По срокам исполнения документы подразде­ляют на срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают слу­жебные и официально-личные (именные).

По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные документы под­разделяются в свою очередь на действительные и не­действительные. Недействительным документ ста­новится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например по истечении срока действия.

По назначению (стадиям создания) до­кументы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — первоначальный документ, со­держащий исходную информацию и надлежащим об­разом оформленный. Как правило, созданию докумен­та предшествует стадия черновика — документа в предварительной редакции (проект документа). В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия — документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Следует раз­личать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего до­кумента, оставшаяся у отправителя, которая изготавли­вается одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется. Выписка из доку­мента - копия части документа, а дубликат - повтор­ный экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

 

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и долго­временного срока хранения (свыше 10 лет).

 

По роду деятельности документы подразделя­ются на системы документации: плановая, организа­ционно-распорядительная, первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразо­ванию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструк­торская, технологическая, по изобретениям и откры­тиям и т. д.

Применительно к религиозной деятельности — богослужебные документы: богослужебный журнал, журналы крещений, венчаний, отпеваний.

______________________________________________

 

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением раз­ных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимо­сти от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов (классификация по содержанию):

- организационные документы предприятия (устав, учредительный до­говор, структура и штатная численность, штатное расписание, должност­ные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

- д окументы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудо­вые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, ли­цевые счета по зарплате, трудовые книжки);

- финансово-бухгалтерские докуме нты предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);

информацио н но-справочные документ ы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

 

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его дея­тельности (налоги, охрана окружающей среды и Т.п.) Эти документы доставляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

 

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринима­тельской деятельности.

 

Все перечисленные документы относятся к управленческим или орга­низационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением явля­ются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъектив­ных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) фак­торов какая-либо группа документов может преобладать или быть незна­чительной.

_____________________

 

 


1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 |

Поиск по сайту:



Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.005 сек.)