Архивное хранение

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохран­ность документов, их централизованное хранение, быстрый по­иск и распределенный доступ к документам как с помощью ло­кальной сети, так и (при необходимости) с использованием уда­ленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполне­ны. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использо­вать стример (запись на магнитную ленту), требующий восста­новления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за про­шедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных (БД) и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации.

Особенно актуальным перенос информации на сменные но­сители становится в организациях с большим объемом докумен­тооборота. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы вре­менного срока хранения — на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнито­оптика и т.п.).

В организациях с высокими требованиями к оперативному поиску документов могут использоваться системы, поддержи­вающие автоматическую миграцию (перенос) неиспользуемых документов на внешние, более медленные носители информа­ции и восстановление информации на жестком диске компью­тера в случае частого к ней обращения.

Сроки хранения документов не зависят от формы их сущест­вования — бумажной или электронной — и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомст­венными). Кроме того, в каждой организации имеется номенк­латура дел. Она также вносится в компьютер и является само­стоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьюте­ра, оборудованного устройством записи данных на внешний но­ситель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В не­больших организациях это делается вручную: документы разде­ляются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве докумен­тов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоян­ного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.

После накопления на жестком диске документов за опреде­ленный период производится их копирование на внешний но­ситель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и не­используемые документы временного срока хранения. Это осо­бенно актуально для бухгалтерских документов, которые зани­мают заметное место в общем объеме документации учрежде­ния. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» — пять лет с правом уничто­жения только после проведения ревизии. При этом для доку­ментов постоянного и долговременного сроков хранения осо­бое внимание необходимо уделять сохранности носителя ин­формации. (Например, если документы копируются на диске­ты, магнитную ленту, сменный жесткий диск — эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия — плотно упаковать, положить в сейф и т.п.). Обязательное усло­вие — проверка качества записи после переноса данных и пе­риодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.

Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости.

Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гаранти­рующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудо­ванном CD-ROM.

Организации, полностью перешедшие на безбумажный до­кументооборот, имеют таким образом возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранили­ща. Документы в этом случае выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных и контролирующих органов или деловых партнеров.

Однако документы постоянного и долговременного сроков хранения (по личному составу) в большинстве организаций пока еще традиционно оформляются и хранятся в бумажной форме. Автоматизированные технологии и здесь позволяют существен­но ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению — составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на выделение дел к уничтожению. Для автоматизации этих опера­ций необходимо указание в регистрационной карточке испол­ненного документа номера дела, в которое помещен бумажный документ (либо копия — для исходящих документов, когда под­линник отправляется по почте).

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учрежде­ния, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппи­рованных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие ав­томатизированной системы учета позволяет составлять подоку-ментные описи, невозможные раньше при традиционной бумаж­ной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значитель­но облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в ар­хиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Контрольные вопросы

1. Что понимается под хранением документов в электронной форме?

2. Какими путями документы могут поступать в автоматизиро­ванную систему делопроизводства?

3. Каковы принципы упорядочения (систематизации) хранения файлов в компьютере?

4. Каков порядок организации хранения и доступа к документам в электронной форме?

5. Как обеспечивается сохранность документов в электронной форме?

6. Для чего осуществляется резервное копирование?

7. Для чего нужна антивирусная защита?

8. В чем особенность электронного хранения документов?

9. Каковы принципы построения архива в электронной форме?

10. В чем преимущества электронного архива?

Поиск по сайту: