Деловой протокол

Его содержание — протокольные вопросы приема делегаций, организация приемов, ланчей, обедов, подписание официальных документов и др.

Глава 17. Деловое общение

Протокольные вопросы приема делегаций. Прием делегации вызывает необходимость разработки общей информационной про­граммы для гостей. Информация для гостей должна включать в себя следующие моменты:

• время и место встречи делегации (гостя);

• порядок проведения деловой части визита — время, уста­новленное для проведения бесед, встреч, переговоров и т.д.;

• культурная программа — посещение музеев, театров, обзор­ная экскурсия по городу и т.д.;

• посещение предприятия;

• время для неофициальных встреч — приемы, завтраки, обе­ды;

• проводы делегации (гостя).

Еще более детализируется программа для принимающей сто­роны. Здесь указываются не только время и место встречи делега­ции, но и персональный состав встречающих. А если необходимо, то приглашаются и представители средств массовой информации, предусматриваются и такие детали: кто и какие вручает цветы, кто отвечает за транспорт, размещение в гостинице, сопровожде­ние в процессе культурной программы, ее организацию, а также организацию ланчей, обедов, приемов, проводов гостей.

Большое значение имеет организация делового общения в не­формальной обстановке, как сейчас принято говорить, встреча «без галстуков». Такие встречи организует принимающая сторо­на, но в программе должен предусматриваться и свободный ве­чер, чтобы гости могли воспользоваться возможностью организо­вать аналогичную ответную встречу.

Протокол предусматривает и необходимость соответствия ран­га и должности встречающего рангу гостя, порядок приветствий, нанесения протокольного визита, учета национальных особеннос­тей деловых партнеров.

После завершения деловых бесед составляется подробная за­пись беседы, включающая информацию об участниках перегово­ров, перечень обсужденных вопросов, высказанных мнений сто­рон, достигнутую договоренность, позиции сторон в случае нали­чия разногласий.

В ситуациях, когда делегации встречались для ведения пере­говоров по заключению сделки, результаты переговоров при дос­тижении договоренности оформляются контрактом.

Приемы, ланчи, обеды. Обсуждение многих вопросов между­народного бизнеса и отношения партнеров ведется на ланчах и обедах. Многие контакты устанавливаются на различных при­емах, участие в них — обязательный вид служебной деятельнос­ти. Использование застолья в качестве не только отдыха, но и формы делового общения требует знания и выполнения правил и

/ 7.3. Организация деловых переговоров

норм застольного этикета. К приему необходимо готовиться, сле­дует заранее продумать, с кем и о чем надо говорить, с кем позна­комиться. Важно помнить, что цель приема — не дегустирование вина и прием пищи, а продолжение делового общения в нефор­мальной обстановке.

Приемы могут быть дневными и вечерними. Во время совеща­ний могут быть кофе-паузы, в ходе которых возможен обмен мне­ниями.

Дневные приемы «бокал шампанского», «бокал вина» ограни­чиваются винами, соками, фруктами и сладостями, можно запла­нировать вечерний «коктейль».

Прием «а-ля фуршет» проводится в те же часы, что и вечер­ний прием «коктейль», но отличается наличием холодных и го­рячих закусок, десертом и кофе.

Знание правил делового протокола, умение строго их соблю­дать в известной мере оказывает положительное влияние на ход делового общения.

Поиск по сайту: