ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

от 02.02.2003 № 4

Заседания кафедры

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. 0 работе кафедры правового обеспечения управления. Доклад заведующего кафедрой Городова О.А..

2. 0 представлении Ворониной М.Ф. к присвоению Почетного звания "Заслуженный работник образования Российской Федерации".

Доклад ректора Академии Иванова Г.М.

2. СЛУШАЛИ:

Иванова Г.М. – текст доклада прилагается.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Выдвинуть Воронину М.Ф. на присвоение ей почетного звания "Заслуженный работник образования Российской Федерации".

Председатель подпись Е.Н.Фитенко

Секретарь подпись Н.А.Калицкая

Верно

Секретарь подпись Н.А.Калицкая

21.02.2003

В выписке не указывают присутствующих, приглашенных и т.д., поскольку выписка будет подписана председателем и секретарем. Обязательно в ней полностью перечисляют вопросы повестки дня. Указывают номер интересующего вопроса и кратко излагают его суть по схеме: СЛУШАЛИ – ПОСТАНОВИЛИ.

Поскольку выписка является копией протокола, то обязательна отметка о заверении копии, а если выписка отправляется в другую организацию, то отметка о заверении копии заверяется печатью.

4. Телеграмма

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (по каналам телеграфной связи).

Категория и вид телеграммы указывают перед адресатом: "правительственная", "срочная", "заверенная", "с уведомлением о вручении", "с оплаченным ответом" и т.д.

Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за период до 3-х часов, а простая - до 6 часов.

В телеграмме дается точный адрес:

ü обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата,

ü наименование учреждения,

ü наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя.

ü печатают адрес отдельной строкой.

В телеграмме, направляемой в несколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывают индивидуально.

Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии, адрес оформляют следующим образом:

СМОЛЕНСК МЭРИЯ

КОПИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

Текст телеграммы печатают на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Перенос слов не допускается. Между словами в телеграммах делают пропуск в два удара.

Текст начинается с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Текст печатают без переноса слов. Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

После текста проставляется разграничительная черта, под которой указывают служебные сведения, не подлежащие передаче:

ü адрес отправителя,

ü полное наименование организации,

ü должность, подпись и расшифровка подписи отправителя,

ü дата подписи (проставляется подписывающим телеграмму).

Подпись заверяется печатью.

Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

S Пример

СРОЧНАЯ

ЧЕЛЯБИНСК УНИВЕРСИТЕТ КАФЕДРА ПСИХОЛОГИИ

ПРОШУ ПРЕДСТАВИТЬ 15 МАРТА СПИСОК УЧАСТНИКОВ КОНФЕРЕНЦИИ

ПСИХОЛОГОВ ВЫСЛАТЬТЕЗИСЫ ДОКЛАДОВ ТЧК РЕКТОР АКАДЕМИИ

ИВАНОВ

________________________________________________________________________

196135, Санкт-Петербург, ул.Гастелло, 12

Ректор Академии Г.М.Иванов

05.03.2003

5. Телефонограмма

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию управленческих документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.

Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, не требует документального оформления. С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие как приглашение на совещание, заседание и т.д.

Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список организаций, которым ее направляют и номера телефонов, по которым она должна быть принята.

Оформить ее можно 3 разными способами.

Первый вариант оформляется по подобию письма. Слева реквизиты организации, которая передает информацию, справа – адресат. Указываются также: дата, номер, место, текст, от имени кого передается телефонограмма. Обязательны дополнительные реквизиты - «кто передал» - должность фамилия, телефон и время, и - «кто принял» - должность фамилия, телефон и время.

S Пример

Управление пассажирского транспорта Руководителям служб движения

Передала секретарь А.И.Петрова Приняла секретарь И.П.Иванова

тел. 432 12 12 тел. 422 03 15

17 ч. 20 мин.

ТЕЛЕФОНОГРАММА

18.05.2003 № 43

г.Пенза

19 мая с 13 до 16 ч. будет снято напряжение в контактной сети трамваев маршру-тов 2 и 5. Заблаговременно известите пассажиров по линии названных маршрутов и ор-ганизуйте по ним движение других видов транспорта.

Зам. начальника городского управления

пассажирского транспорта М.В.Мухамедов

Второй вариант оформления телефонограммы более удобен при ее принятии. Типографским способом или на компьютере подготавливают бланк или трафарет телефонограммы. Он представляет собой карточку формата А5, в которую внесена постоянная информация и вписывается только переменная: номера телефонов, наименование организаций, должность, фамилии, время.

S Пример

Наименование организации Адресат

Должность, инициалы и фамилия Должность, инициалы и фамилия

сотрудника, передавшего телефо- сотрудника принявшего телефоно-

нограмму грамму

№ телефона № телефона

Поиск по сайту: