Объяснительная записка. Объяснительнаязаписка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана

Объяснительнаязаписка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

S Пример

Научно-исследовательский институт Директору института

рыбного хозяйства

Д.И.Иванову

Бухгалтерия

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

23.02.2003

20.01.2003 не выплачена зарплата работникам института. Причина состоит в том, что работник бухгалтерии Смирнова А.И. несвоевременно оформила необходимые документы. Отсутствие надлежащего контроля не позволило своевременно выявить этот факт. После принятия срочных мер зарплата была выплачена сотрудникам 20.02.2003.

Иванова А.И. предупреждена о недопустимости подобного отношения к порученным обязанностям. Приняты меры по усилению контроля за деятельностью работников бухгалтерии.

Главный бухгалтер В.В.Сивков

3. Протокол

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников.

Протоколы делятся на:

ü протоколы заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организации,

ü протоколы следственные, создаваемые некоторыми административными органами и органами общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, пожарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.),

ü протоколы договорного типа (например, протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Протоколы по работе коллегиальных органов или группы работников оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и т.д.).

Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу.

Протоколы оформляются на специальных бланках организации, где название документа заранее напечатано в типографии или на стандартных листах бумаги формата А4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола имеет:

ü постоянную информацию;

ü переменную информацию.

Постоянная информация содержит слова - "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля.

Переменная информация – это инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих.

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке через запятую в строчку, через один интервал.

Если членов коллегиального органа больше 15-ти человек, то указывают общее количество, а в скобках пометку "список присутствующих прилагается".

К фамилиям приглашенных добавляются наименование их должности с включением наименования организации.

Вводная часть протокола включает все вопросы повестки дня, которые будут решены или будут обсуждаться на данном совещании. Формулируются вопросы в предложном падеже, отвечая на вопрос «о чем?»

S Пример:

О работе отдела…

О представлении…

Основная часть протокола строится по каждому вопросу отдельно согласно схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо содержания доклада пишут: "Доклад прилагается".

Завершающая часть протокола содержит постановление по вопросу. Оно начинается словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ.

Постановляющая часть строится по схеме: ДЕЙСТВИЕ - ИСПОЛНИТЕЛЬ - СРОК. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае он должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прилагается к протоколу.

Протоколы бывают двух видов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании.

S Пример

Санкт-Петербургская государственная академия

методов и техники управления (ЛИМТУ)

Кафедра правового обеспечения управления

Поиск по сайту: